Salesforce の共有ルールの代替手段

ネイティブの共有ルールが負担になり始めるとき

共有ルールは、ロールや条件に基づく広範囲のアクセス、たとえば「EMEA リージョンの全員が EMEA の取引先を閲覧できる」といったケースに適したツールです。一方で、アクセスがレコード単位であり、頻繁に変更される場合には扱いづらくなります。Salesforce はオブジェクトあたり 300 件の共有ルールという上限を課しており、所有者ベースのルールを変更すると共有の再計算が発生します。大量データの環境では、この再計算が長時間にわたって実行されたり、リリースによって中断されたりすることがあります。個々のレコードを誰が担当するかをモデル化するためにルールを次々と作成しているのであれば、すでにルールベースの共有では手に負えなくなっています。

手動共有だけでは不十分な理由

手動共有はレコード単位の制御を可能にしますが、完全に手作業です。誰かが各レコードを開いて共有し、後で手作業によって取り消す必要があります。チームという概念はなく、自動的な失効もなく、レコードの所有者が変わると手動共有が削除されてしまうこともあります。単発の例外には有効ですが、適切な人に適切なレコードへのアクセスを繰り返し付与する仕組みとしては適していません。

Flexible Team Share の位置づけ

Flexible Team Share は、ネイティブの Team Members の操作性を、共有に対応するあらゆるオブジェクト、すなわち Opportunities、Cases、Leads、Campaigns、Orders、そして独自のカスタムオブジェクトへと拡張します。管理者はクリック操作のウィザードを通じて、どのオブジェクトにチーム機能を付与するかを選択できます。ユーザーがレコードにチームメンバーを追加すると、FTS が適切な共有を自動的に作成し、メンバーを削除すると共有を取り消します。自動的に失効する一時的なアクセスを付与でき、手動でのクリーンアップも、保守すべき共有ルールも不要です。AppExchange 上で 100% 無料であり、オブジェクト、チーム、メンバーの数に制限はありません。

Custom Object Teams のようなアプリはこの問題の一部を解決しますが、通常は非公開のカスタムオブジェクトのみに焦点を当てています。Flexible Team Share は標準オブジェクトもカスタムオブジェクトも同様にカバーし、自動失効を加え、どれだけ規模が大きくなっても無料のままです。