Configuración

Configuración del Componente

El componente Object Team Member puede configurarse directamente en Lightning App Builder con las siguientes propiedades:

Propiedad	Tipo	Predeterminado	Descripción
Card Title	String	Team Members	El título mostrado en la tarjeta del componente
Max Displayed Members	Integer	5	Número máximo de miembros del equipo mostrados antes de contraerse. Establézcalo en 0 para mostrar todos

Cuando el número de miembros del equipo excede el límite configurado, la lista se contrae y muestra un botón “Show all (X more)”. Al hacer clic en él, se expande la lista completa, con un botón “Show less” para contraerla nuevamente. El propietario del registro siempre aparece primero en la lista, independientemente del límite de visualización.

Comportamiento del Límite de Visualización

Configuración	Comportamiento
Max Displayed Members = 5 (predeterminado)	Muestra los primeros 5 miembros, “Show X more” para el resto
Max Displayed Members = 0	Todos los miembros del equipo visibles, sin contraer/expandir
Max Displayed Members = 3 (personalizado)	Muestra los primeros 3 miembros, “Show X more” para el resto

Roles de Miembros del Equipo

Al agregar usuarios a un equipo, se les asigna uno de los siguientes roles:

Rol	Descripción	Capacidades
Owner	El propietario del registro	Se asigna automáticamente cuando se crea un registro. No se puede asignar o eliminar manualmente. Tiene acceso completo para gestionar miembros del equipo. Se elimina automáticamente cuando no hay otros usuarios en el equipo.
Manager	Administrador del equipo	Puede agregar, editar y eliminar miembros del equipo. Use este rol para usuarios que necesitan gestionar la composición del equipo.
User	Miembro de equipo estándar	Puede ver la lista de miembros del equipo pero no puede modificarla. Use este rol para usuarios que solo necesitan acceso al registro.

Nota

• El rol Owner es creado automáticamente por el sistema y representa al propietario actual del registro
• Tanto los roles Manager como User reciben acceso al registro basado en su Nivel de Acceso asignado (Read Only o Read/Write)
• Solo los usuarios con roles Owner o Manager pueden agregar, editar o eliminar miembros del equipo

Sincronización de Cambio de Propietario

Cuando el propietario del registro cambia (por ejemplo, una Cuenta se reasigna a otro representante de ventas), el miembro del equipo Owner NO se actualiza automáticamente. El sistema crea el registro Owner cuando se agrega el primer miembro del equipo, pero no rastrea los cambios posteriores de propietario en el registro padre.

Para mantener el Owner del equipo sincronizado con el propietario del registro, debe crear un Record-Triggered Flow.

¿Por qué no es automático?

Los paquetes administrados de Salesforce no pueden incluir triggers en objetos estándar como Account u Opportunity. Flexible Team Share proporciona una Invocable Action que puede llamar desde un Flow para sincronizar el propietario cuando sea necesario.

Configuración mediante Flow (Recomendado)

1. Vaya a Setup > Flows
2. Haga clic en New Flow > Record-Triggered Flow
3. Seleccione el objeto (por ejemplo, Account)
4. Configure el disparador: “A record is updated”
5. Agregue Entry Condition: Formula > ISCHANGED({!$Record.OwnerId}) se evalúa como true
6. Establezca “When to Run the Flow” en “After the record is saved”
7. Agregue el elemento Action
8. Busque “Sync Team Member Owner”
9. Establezca el parámetro “Record ID” en {!$Record.Id}
10. Deje “Object API Name” vacío (se deriva automáticamente del Record ID)
11. Guarde y Active el Flow

Consejo

Repita estos pasos para cada objeto donde desee sincronización automática de propietario (por ejemplo, Account, Opportunity, Case, Lead).

Configuración mediante Apex Trigger

trigger AccountOwnerSync on Account(after update) {
  List<tucariofts.SyncOwnerInvocable.SyncOwnerRequest> requests =
    new List<tucariofts.SyncOwnerInvocable.SyncOwnerRequest>();

  for (Account acc : Trigger.new) {
    Account oldAcc = Trigger.oldMap.get(acc.Id);
    if (acc.OwnerId != oldAcc.OwnerId) {
      tucariofts.SyncOwnerInvocable.SyncOwnerRequest req =
        new tucariofts.SyncOwnerInvocable.SyncOwnerRequest();
      req.recordId = acc.Id;
      requests.add(req);
    }
  }

  if (!requests.isEmpty()) {
    tucariofts.SyncOwnerInvocable.syncOwners(requests);
  }
}

Llamada desde Código Apex (Registro Único)

tucariofts.SyncOwnerInvocable.SyncOwnerRequest request =
    new tucariofts.SyncOwnerInvocable.SyncOwnerRequest();
request.recordId = accountId;

List<tucariofts.SyncOwnerInvocable.SyncOwnerResult> results =
    tucariofts.SyncOwnerInvocable.syncOwners(
        new List<tucariofts.SyncOwnerInvocable.SyncOwnerRequest>{ request }
    );

if (results[0].success) {
    System.debug('Owner synced: ' + results[0].oldOwnerId +
                 ' → ' + results[0].newOwnerId);
} else {
    System.debug('Sync failed: ' + results[0].message);
}

Objeto de Resultado

Campo	Tipo	Descripción
success	Boolean	Si la sincronización tuvo éxito
message	String	Mensaje de resultado o detalles del error
oldOwnerId	Id	ID de Usuario del propietario anterior
newOwnerId	Id	ID de Usuario del nuevo propietario

Escenarios de Error

Escenario	Resultado
No hay miembros del equipo en el registro	success = false, “No Owner team member found”
Propietario sin cambios	success = true, “Owner unchanged, no update needed”
Record ID null	success = false, “Record ID is required”
Record ID inválido	success = false, mensaje de error

Limitaciones Importantes

Queue Owners Not Supported — Flexible Team Share no admite Colas como propietarios de equipo. Cuando un registro es propiedad de una Cola:

• El sistema usa el usuario actual (la persona que primero agrega un miembro del equipo) como el Owner en el equipo
• Si luego cambia el propietario del registro de una Cola a un Usuario, ejecute la acción Sync Owner para actualizar el equipo
• Si cambia el propietario de un Usuario a una Cola, el Owner del equipo permanecerá como el usuario anterior

Flow Must Be Created Per Object — Debe crear un Flow separado para cada tipo de objeto donde desee sincronización de propietario. La Invocable Action funciona con cualquier objeto, pero Salesforce requiere Record-Triggered Flows separados por objeto.

Acceso Temporal con Fecha de Finalización

Al agregar un miembro del equipo, puede establecer opcionalmente una End Date para otorgar acceso temporal a un registro. Esto es útil para:

• Colaboraciones basadas en proyectos con plazos definidos
• Consultores o contratistas temporales
• Cobertura de vacaciones o responsabilidades delegadas
• Períodos de auditoría o revisión

Cómo Funciona

1. Al agregar o editar un miembro del equipo, establezca el campo End Date en el último día que deben tener acceso
2. El miembro del equipo retiene acceso completo hasta el final de ese día
3. Después de que pase la End Date, el trabajo de limpieza programado elimina automáticamente al miembro del equipo y revoca su acceso

Proceso de Limpieza Automática

• Un trabajo de lote programado se ejecuta diariamente (por defecto a las 2:00 AM) para eliminar miembros del equipo vencidos
• Cuando se elimina un miembro del equipo, su registro compartido también se elimina, revocando el acceso al registro
• El trabajo de limpieza puede gestionarse desde el Asistente de Configuración

Trabajo Programado

Flexible Team Share incluye un trabajo de limpieza automática que elimina miembros del equipo vencidos. Este trabajo se programa automáticamente durante la instalación del paquete.

Verificar el Trabajo

1. Vaya a Setup > Scheduled Jobs
2. Busque Flexible Team Share - Expired Member Cleanup
3. Verifique que el trabajo esté programado para ejecutarse diariamente

Gestión Manual del Trabajo

Los administradores pueden gestionar el trabajo de limpieza desde el Asistente de Configuración:

• Schedule Job — Programar manualmente si no está ejecutándose
• Unschedule Job — Detener la limpieza automática
• Run Now — Ejecutar la limpieza inmediatamente

Solución de Problemas

Advertencia “Configuration Not Found”

Síntoma: Aparece un modal de advertencia indicando que no existe configuración para este objeto.

Causa: El componente Miembro de Equipo se agregó a una página de registro antes de configurar el objeto en el Asistente de Configuración.

Solución:

1. Vaya al Asistente de Configuración (aplicación Flexible Team Share > Configuration)
2. Agregue y despliegue una configuración para este objeto
3. Regrese a la página de registro — el componente ahora debería funcionar correctamente

Error “No Access”

Síntoma: El componente muestra un mensaje “No Access” con un icono de candado en lugar de miembros del equipo.

Causa: El usuario actual no tiene asignado el Permission Set Group requerido.

Solución:

1. Vaya a Setup > Permission Set Groups
2. Asigne el Permission Set Group Admin o User a los usuarios afectados
3. Los usuarios pueden necesitar cerrar sesión y volver a iniciar sesión para que los cambios surtan efecto

Advertencia “Limit Reached”

Síntoma: El botón “Add Team Member” está deshabilitado y un mensaje indica que se ha alcanzado el límite.

Causa: Ha alcanzado el número máximo de miembros del equipo permitidos.

Solución: Elimine miembros del equipo inactivos o innecesarios para liberar espacios.

Miembros del Equipo Dentro del Límite	Miembros del Equipo Más Allá del Límite

El Uso Compartido No Funciona

Síntoma: Los miembros del equipo se agregan exitosamente pero no pueden acceder al registro.

Causa: La configuración de Organization-Wide Default (OWD) del objeto está establecida en Public Read/Write.

Solución:

1. Vaya a Setup > Sharing Settings
2. Cambie el OWD del objeto a Private o Public Read Only
3. Nota: Cambiar la configuración de OWD puede afectar el acceso de otros usuarios — consulte con su administrador de Salesforce

Soporte

Para preguntas o problemas, comuníquese con support@tucario.com.